โอกาสที่ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหน คุณก็ไม่ได้ใช้ปฏิทินของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือวิธี ‘ทำผิด’ กับเวลาของคุณ ตั้งแต่การแบ่งตารางไปจนถึงการใช้เทมเพลต
John Zeratsky หมกมุ่นอยู่กับการใช้เวลาของเขา เป็นเวลาเกือบ 15 ปีที่ Zeratsky เป็นนักออกแบบให้กับบริษัทเทคโนโลยี เช่น Google และ YouTube
สิ่งที่ Zeratsky คิดไว้มากคือโครงสร้างปฏิทินของเขา ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับองค์กรประเภทใด เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถใส่การประชุมลงในไดอารี่ของคุณได้ตลอดเวลาเพราะทุกคนในธุรกิจสามารถมองเห็นได้ โดยพื้นฐานแล้ว ทุกคนสามารถจี้วันของคุณ สนุกอย่างไร!
ไม่เหมือนพวกเราส่วนใหญ่ Zeratsky มองว่าปฏิทินของเขาเป็นโอกาสในการคิดเชิงรุกแทนที่จะเป็นเชิงโต้ตอบ เขารู้ว่าวันที่ดีสำหรับเขามีองค์ประกอบหลายอย่าง มีเวลาสำหรับการทำงานหนักในตอนเช้า มื้ออาหาร และช่วงพักเพื่อให้เขามีความกระตือรือร้น เวลาดูแลอีเมลและงานอื่นๆ เวลาออกกำลังกาย และเวลากับภรรยาหรือเพื่อนของเขา
การหยุดพักการจัดตารางเวลามีความสำคัญเป็นพิเศษ แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วจะเป็นการคิดภายหลัง เป็นแนวคิดที่ได้รับการรับรองโดยศาสตราจารย์และนักเขียนขายดีของ Deep Work and A World Without Email, Cal Newport
“มันเป็นเรื่องทางจิตวิทยาที่ละเอียดอ่อน แต่ถ้าคุณไม่ได้วางแผนว่าจะถึงเวลาพักเมื่อไหร่ ช่วงเวลาใดก็ตามก็อาจเป็นเวลาที่คุณจะหยุดพักได้” เขากล่าว “แล้วเกิดอะไรขึ้นตลอดทั้งวัน คุณมีข้อโต้แย้งในใจ: เราควรหยุดพักตอนนี้หรือไม่? เราควรข้ามไปที่อีเมลตอนนี้หรือไม่ เราควรดูโซเชียลมีเดียตอนนี้หรือไม่? และหากไม่มีการวางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับเวลาที่คุณจะหยุดพัก แสดงว่าคุณมีข้อโต้แย้งนี้อยู่ตลอดเวลา”
เขาบอกว่ามันเป็นข้อโต้แย้งที่ผู้คนจะแพ้บ่อยกว่าชนะ และผลที่ตามมาคือคุณแยกส่วนความสนใจของคุณออกไปมากขึ้น โดยการจองช่วงพักในไดอารี่ คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาโต้เถียงกับตัวเองว่าคุณจะใช้เวลาว่างจากการทำงานเมื่อใด
ข่าวดีก็คือช่วงพักนั้นไม่จำเป็นต้องยาวนาน งานวิจัยจากมหาวิทยาลัยโคโลราโดเปิดเผยช่วงเวลาพักที่เหมาะสมที่สุด คณะผู้วิจัยพบว่า ตรงกันข้ามกับการเดิน 30 นาที 1 ครั้ง การเดิน 6 นาที 5 นาที 6 ครั้งช่วยเพิ่มพลังงาน โฟกัสที่คมชัด อารมณ์ดีขึ้น และลดความรู้สึกเมื่อยล้าในช่วงบ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แน่นอน คุณสามารถหาที่ว่างระหว่างการประชุมทั้งหมดของคุณสักห้านาทีได้ใช่หรือไม่
สำหรับ Zeratsky โซลูชันในการรวมส่วนผสมทั้งหมดเหล่านี้ในเชิงรุก ซึ่งรวมถึงตัวแบ่ง มาในรูปแบบของเทมเพลตปฏิทิน
“จริงๆ แล้วฉันใช้เทมเพลตปฏิทินใน Google ปฏิทิน” เขาอธิบาย “มันไม่ใช่ปฏิทินหลักของฉัน มันเป็นปฏิทินต่างหากที่เป็นแม่แบบของวันในอุดมคติของฉัน มันมีองค์ประกอบสำคัญทั้งหมด ตั้งแต่ตอนที่ฉันกิน เวลาที่เน้นการทำงาน เมื่อฉันออกกำลังกาย ทั้งหมดนั้น”
วันของ Zeratsky เริ่มเวลาประมาณ 6.30 น. ด้วยกาแฟ แต่ไม่มีเทคโนโลยี หลังดื่มกาแฟ Zeratsky ทำงานที่สำคัญที่สุดในวันนั้น ซึ่งปกติแล้วเป็นสิ่งที่ต้องใช้การคิดอย่างมีสมาธิและลึก
งานธุรการและการประชุมเกิดขึ้นในช่วงบ่าย Zeratsky ใช้ Calendly ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการอัตโนมัติ และตั้งโปรแกรมความพร้อมสำหรับการประชุมให้อยู่ในช่วงบ่ายของเขา โดยปกติระหว่าง 14.00 น. ถึง 17.00 น. บล็อกการออกกำลังกายของเขาติดตามเวลา 17.00 น. และเวลาทางสังคมจะเกิดขึ้นในตอนเย็น
“ฉันไม่เพียงแค่เล่นป้องกัน ฉันเล่นผิด” เขากล่าว
หากคุณมีอิทธิพลจำกัดในปฏิทินของคุณ ให้นึกถึงวิธีเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณสามารถควบคุมได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพักรับประทานอาหารกลางวัน 30 นาทีทุกวันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้เติมพลัง คุณอาจนึกถึงวิธีการจองวันของคุณด้วยกิจกรรมที่สอดคล้องกับค่านิยมของคุณ คุณสามารถปิดกั้นเวลาออกกำลังกายก่อนเริ่มการประชุม (ถ้าสุขภาพเป็นสิ่งสำคัญ) และจองเวลากับเพื่อนหรือครอบครัวเมื่อสิ้นสุดวัน
ลงมือทำเลย
1. คิดถึงส่วนผสมทั้งหมดสำหรับวันในอุดมคติของคุณ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการใช้เวลากับครอบครัว ออกกำลังกาย ทำงานที่เน้น การประชุม อีเมล การเข้าสังคมกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อน มื้ออาหารและช่วงพัก และอื่นๆ
2. ไตร่ตรองช่วงเวลาของวันที่เหมาะสมกับแต่ละกิจกรรมมากที่สุด
3. กำหนดวันในอุดมคติ คุณสามารถจดจ่อกับเวลาทำงานหรือปิดกั้นทั้งวันได้เหมือนที่ Zeratsky ทำ
4. เมื่อต้องใส่สิ่งนี้ในปฏิทินของคุณ มีสองตัวเลือก อย่างแรกคือการเป็นผู้นำของ Zeratsky โดยใช้ Google ปฏิทิน และสร้างปฏิทินเทมเพลตใหม่ นี่คือปฏิทินที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่มองเห็น และคุณสามารถเปิดหรือปิดมุมมองได้ โดยพื้นฐานแล้วใช้เป็นแม่แบบในการวางแผนวันของคุณ หรือคุณสามารถใช้ปฏิทินจริงและบล็อกกิจกรรมทั้งหมดลงในปฏิทินเพื่อไม่ให้ผู้อื่นจองทับได้ โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่าถ้าฉันติดป้ายกำกับสิ่งของด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ เพื่อนร่วมงานจะให้ความสำคัญกับรายการในไดอารี่ของฉันมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฉันใช้ป้ายกำกับที่ชัดเจน: โปรดอย่าจอง
5. หากเป็นไปได้ พยายามวางแผนวันของคุณตามเทมเพลตของคุณ
- นี่เป็นข้อความตัดต่อจากTime Wise โดย Amantha Imber (RRP $34.99) เผยแพร่โดย Penguin
